情シスが抱えるPC運用管理の課題を解決するには？効率化のための方法を解説
企業ではPCを活用し業務を行うことが前提となってきています。しかし、このPCを管理することになる情報システム部門では、このPCの運用管理を行うことに日々追われ、本来の業務であるITを活用した企業の生産性向上に取り組むことができないことも多く見受けられます。
この課題を解決し、効率化するためには一体どういった方法があるでしょうか。詳しく解説します。
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情シスが抱えるPC運用管理の課題
本来、情報システム部門の役割は、企業のIT戦略を推進し、全社的な生産性を向上させることです。これは企業の成長にとって極めて重要なミッションです。
しかし実際には、ITに関するあらゆる業務が情報システム部門に集中しており、本来の業務である「全体最適の実現」に十分に取り組めていないのが現状です。
その中でも特に大きな負担となっているのが、社内PCの運用管理業務です。
情報システム部門が本来の役割を果たし、企業に利益をもたらすためにも、このPC運用管理の課題解決は最重要事項となります。
以下では、情報システム部門が抱えるPC運用管理の課題について整理します。
一括でPCを調達する際に多大な負荷がかかる
現在、企業内において一人一台のPCが必須となっています。そして、予算内での調達や必要スペックの調査などには専門知識が求められるため、情報システム部門がその業務を行うこととなります。
特に組織改編や新入社員の入社に際し、まとめてPCを導入する必要がある際には、情報システム部での業務負荷は多大なものとなってしまいます。
キッティングが大変
実際にPCを使用する際には、ユーザーに渡す前に「キッティング」という作業を行います。
キッティングとは、業務で使用できるようにあらかじめPCを準備・整備することをいいます。ユーザーにPCを渡す前に、使用するソフトウェアのインストールや設定を行うことで、PCを使用することが容易になり、ユーザーの負担を減らすことができます。
一方で、その分情報システム部門の負荷は高くなります。
キッティングについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。
IT資産管理の煩雑さ
PCを新規導入する際には機器の登録作業が必要であり、また社員の異動に伴ってはIT資産の移動管理を行わなければなりません。
こうした業務は一般的に管理台帳を用いて行われますが、管理そのものが情報システム部門にとって大きな負担となり、作業が追いつかず、登録漏れや記録ミスといったリスクが生じる可能性があります。
人間が管理する以上、ヒューマンエラーは避けられません。登録漏れや管理漏れが発生すれば、余計な費用やコンプライアンス違反につながる恐れもあります。
ソフトウェア管理に手間がかかる
情報システム部は、PCにインストールするソフトウェアの管理も行う必要があります。
PCは本体だけではなく、業務に必要なソフトウェアをインストールし、その利用状況を適切に管理しなければなりません。
しかし、ソフトウェアのライセンス形態はメーカーごとに異なり、さらにライセンス規約も製品ごとに異なるため、違反がないかを個別に確認する必要があります。
従業員数が多く、業務が多岐にわたる場合は、必要となるソフトウェアも膨大になり、管理が非常に煩雑になります。
また、ライセンスは目に見えるものではないため、一層管理が難しく、手間がかかるという課題もあります。
リプレイス業務の負荷
業務で使用するPCは、バージョンアップの必要が生じたり、より高性能なPCが求められる場合にリプレイスを行います。
また、同じPCを長期間使用することで故障が多発し、新しいPCへ入れ替える必要が出てくることもあります。
この際には、新しいPCへの入れ替え作業に加えて、古いPCの廃棄も行わなければなりません。
PCの廃棄は単に処分すれば良いのではなく、内部データの消去や適切な廃棄作業が必須です。
こうした廃棄作業を情報システム部門が担うことも多く、大きな負荷となっています。特にデータ消去作業は時間がかかるため、担当者の負担はさらに増大します。
トラブル対応・ヘルプデスク業務の負担
PCを業務で使用する中で、ユーザーからの問い合わせやトラブル対応は日常的に発生します。ソフトウェアの不具合、操作方法に関する質問、ネットワークの不調など、その内容は多岐にわたります。
しかし、こうした細かなトラブル対応やヘルプデスク業務に多くの時間を割かれてしまい、情報システム部門は本来取り組むべき戦略的な業務に手が回らないのが実情です。
PC運用管理を適切に行わないことで生じるリスク
では、PCの運用管理を適切に行わない場合、どういったリスクが発生するでしょうか。詳しく解説していきます。
サイバー攻撃・情報漏洩のリスク
まず上げられるのが、サイバー攻撃や情報漏洩が発生するリスクです。
PC管理を怠り、OSやソフトウェアの修正プログラムを適用せずに使用している場合、そのPCは脆弱性が残ったまま使用することとなります。
脆弱性が残ったままのPCは、サイバー攻撃の標的になることが多く、ウイルスやマルウェアなどに感染し、データの破壊や外部への情報漏洩を引き起こす場合があります。
情報漏洩を起こしてしまうと、企業に多大な損害賠償が発生します。
そういったことが起こらないよう、PCのセキュリティ対策は万全にしておく必要があります。
コンプライアンス違反のリスク
また、サイバー攻撃の標的になり、結果として情報漏洩が起こってしまった場合や、ライセンス契約違反を起こしてしまった場合、法令違反や監査指摘を受ける可能性があります。
金銭的なリスクは避けるべきですが、なにより大きいのはコンプライアンス違反を起こしたことによる顧客の信頼の低下です。
顧客の信頼の低下はすぐに挽回できるものではなく、多大な月日や工数が発生する可能性があります。
無駄なコスト増大のリスク
社内PCに導入しているアプリケーションを正確に把握できていないと、必要以上にライセンスを購入してしまい、無駄なコストが発生します。さらに、ライセンス違反があった場合には、高額なペナルティを課されるリスクもあります。
また、サイバー攻撃やマルウェア感染による情報漏洩が起きれば、相手への損害賠償費用や業務の停滞によって、企業に多大な損失が生じます。その結果、本来注力すべき業務が進まず、さらなるコスト増につながってしまいます。
情シスの負担軽減にはPC管理の外部委託がカギ
情報システム部門では、さまざまな本来追うべきではない負担があります。こういった負担を軽減するためには、PC管理を外部委託することは非常に有用です。
PC管理業務を外部へ委託することによって、PCに関わる業務である「計画」「調達」「導入」「運用」「廃棄」というライフサイクルにまつわる問題が解消され、業務負担が大きく下がることとなるでしょう。
また、外部委託先の企業はPCに関するプロフェッショナルであり、問題が発生した際のトラブル対応などについての知識を豊富にもっています。
こういった知識の有効活用で、情報システム部門の負担を低下させ、本来の業務である企業内のITによる生産性の向上に取り組むことができるでしょう。
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加賀マイクロソリューションでは、情報システム部門の負担を軽減できるサービスを提供しています。
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まとめ
情報システム部門の本来の業務は、その企業のIT戦略を推進し、企業全体の生産性を高めることです。
しかし、さまざまな雑務に追われることで、本来の業務を行うことがままならない、というケースも多く見受けられます。
そんな中、PC管理業務を外部委託することは重要なことです。 全て委託することは難しくても、可能な箇所から外部へ委託することで業務を改善し、本来の業務であるITを活用した企業の生産性向上に取り組むことができるようになるでしょう。
