IT資産棚卸の必要性と実践ポイント！ミスなく効率的に行う方法とは？
IT資産の棚卸は、パソコンやスマートフォン、ソフトウェアライセンスなどを正確に把握し、台帳と現物を突き合わせる重要な業務です。適切に実施することで、コンプライアンス遵守やセキュリティ強化、ITコストの最適化につながります。
しかし、棚卸の手順や注意点を理解していないと、手間ばかり増えて成果が得られないこともあります。
この記事では、IT資産棚卸の基本から実施の流れ、成功のためのポイントをわかりやすく解説し、不要になった機器を安全に処分する方法まで紹介します。
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IT資産の棚卸とは
IT資産の棚卸とは、企業が保有するパソコンやスマートフォン、タブレット、サーバーなどの ハードウェア機器、さらにOSや業務アプリケーションといったソフトウェアやライセンスを実際にどれだけ存在しているか確認し、台帳などの管理データと突き合わせて整理する作業を指します。
多くの企業ではIT機器の導入や入れ替えが頻繁に発生するため、いつの間にか「台帳にはあるが実物はない」「棚に眠ったままのPCが未管理になっている」といったズレが生じがちです。こうしたズレを放置すると、セキュリティリスクや余計なコストにつながる可能性があります。
そのため、IT資産の棚卸は会社全体の資産状況を正しく把握するための基礎業務であり、情報システム部門が責任を持って行うべきものです。単に数を確認するだけでなく、「誰が」「どの部署で」「どの用途に」使っているかを明確にすることで、機器の利用状況を正確に可視化できるのが棚卸のポイントです。
IT資産の棚卸はなぜ必要？棚卸による3つのメリット
IT資産の棚卸は「決算や監査で必要だから仕方なくやる作業」と思われがちですが、実は企業にとって大きな意味を持ちます。適切に実施することで、法令遵守の徹底やセキュリティ強化、さらにはコスト削減といった効果が期待できるのです。
ここでは、IT資産棚卸を行うことで得られる代表的な3つのメリットについて解説します。
1.コンプライアンスの遵守
企業は、ソフトウェアやライセンスを契約条件通りに利用する義務があります。しかし管理が曖昧だと「ライセンス超過利用」や「期限切れソフトの使用」といったコンプライアンス違反が発生する恐れがあります。
棚卸を定期的に行えば、インストール状況と契約ライセンス数を正確に照合でき、不正利用や監査指摘のリスクを回避できます。
2.セキュリティリスクの低減
使われていない古いPCや、管理から漏れているスマホは、セキュリティの穴になりかねません。もし、廃棄忘れの端末が外部に流出すれば、情報漏えい事故につながる可能性もあります。
棚卸を通じて利用状況を把握することで、不要機器の早期回収・データ消去が可能となり、企業全体のセキュリティレベルを底上げできます。
3.ITコストの最適化
「使われていないPCの保守費用を払い続けている」「同じ種類のソフトウェアを複数部署で重複契約している」といった無駄は、意外に多くの企業で見られます。
棚卸で実際の利用状況を見える化することで、遊休資産を削減したり、ライセンス契約を最適化したりと、コスト削減につなげることができます。
IT資産の棚卸はどうやって行う？実施の流れについて
IT資産の棚卸は重要とわかっていても、「実際にどのような手順で進めればよいのか分からない」という担当者は少なくありません。効率的かつ正確に行うためには、あらかじめ流れを押さえておくことが大切です。
ここでは、IT資産棚卸の一般的な進め方を3つのステップに分けて解説します。
IT資産台帳を作成する
まずは、自社が保有しているIT機器やソフトウェアを一覧化した「IT資産台帳」を整備します。
対象はパソコン・スマホ・タブレット・サーバーといったハードウェアから、業務で利用するアプリケーションやクラウドサービスのライセンスまで含まれます。
台帳には「購入日」「利用部署」「利用者」「シリアル番号」「設置場所」などを記録しておくと、後の照合作業がスムーズになります。
ハードウェア・ソフトウェア・ライセンスを紐づける
次に、ハードウェアとソフトウェア、ライセンス契約情報を結びつけます。例えば「A部署のノートPCには、Office 365のライセンスが何本割り当てられているか」を明確にすることで、利用状況と契約数の不一致を早期に発見できます。
また、複数ライセンスを持っている場合でも、利用実態と契約状況を紐づけることで、余剰や不足を正しく把握できるようになります。
台帳と現物を突き合わせて確認する
最後に、作成した台帳と実際に現場にある機器を照合します。シリアル番号や資産管理ラベルを基準に、現物が正しく管理されているか確認し、利用していない端末や所在不明の資産がないかを洗い出します。
この段階で不要な資産が見つかった場合は、データ消去や廃棄の手続きを早めに行いましょう。ここを怠ると、セキュリティ事故や余計な保守コストの発生につながります。
IT資産の棚卸を行う際の注意点とは？事前に抑えるべきポイント
IT資産の棚卸は流れに沿って進めるだけでは十分ではありません。作業を効率化し、正確さを担保するには、事前にいくつかのポイントを押さえておくことが欠かせません。
ここでは、棚卸の精度を高め、ミスを防ぐために特に重要な注意点を紹介します。
台帳への記入ルールを徹底する
棚卸を行う際に最も多いトラブルが「記録のバラつき」です。担当者ごとに入力ルールが異なると、シリアル番号や設置場所の書き方が揃わず、後から突き合わせるのに余計な時間がかかってしまいます。あらかじめ「入力フォーマット」「必須項目」「表記ルール」を定め、誰が作業しても同じ基準で台帳を更新できるようにしておきましょう。
定期的に実施する
IT資産の棚卸は一度きりで終わりではなく、定期的に繰り返すことで効果を発揮します。特にPCやスマホは入れ替えサイクルが早く、数か月単位で状況が変わることも珍しくありません。
「最低でも年に1回」は実施することが推奨されており、企業によっては四半期ごとに行うケースもあります。定期的な棚卸を仕組み化することで、資産の正確な把握とセキュリティリスクの低減につながります。
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IT資産の棚卸は、コンプライアンス遵守やセキュリティリスク低減、そしてITコストの最適化といった観点から、企業にとって欠かせない取り組みです。台帳の整備から現物との突き合わせ、定期的な実施までを正しく行うことで、自社のIT環境を安全かつ効率的に運用できます。
しかし実際には、不要になったパソコンやスマートフォンの処分に頭を悩ませる企業も少なくありません。廃棄の手間やデータ消去の不安が残ったままでは、棚卸の効果を十分に発揮できないのも現実です。
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