データ消去証明書は必要？発行するべき理由や費用について解説
法人パソコンを処分するうえで、データ消去証明書がなぜ必要なのか疑問に思う方もいるでしょう。
法人パソコンでは個人情報や機密情報を取り扱うため、情報漏洩のリスクを踏まえて適切な方法で処分することが大切です。
本記事では、データ消去証明書を発行するべき理由や重要性について解説します。
データ消去証明書の費用や取得方法について知りたい方もぜひ参考にしてください。
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データ消去証明書とは
データ消去証明書は電子機器内のデータが適切な方法で消去されたことを証明する書類です。
おもに下記の情報が掲載されており、データ消去のプロセスなどを確認できます。
- 本体機種
- 製造元
- シリアル番号
- データ消去日
- データ消去方法
- 実施業者
データ消去証明書は、データ消去を担当した業者や第三者機関に依頼することで取得可能です。
発行にかかる費用は2000～5000円ほどで、対応業者によっては無料で発行していることもあります。
ただし、データ消去完了後の依頼だと対応してもらえない場合があるため、注意しましょう。
なぜ、法人パソコンの処分時にデータ消去証明書が必要なのか
データ消去証明書が必要な理由は、個人情報や機密情報の取り扱いに関する信頼性を示すためです。
法人パソコンの処分時にデータ消去証明書がないと「取引先の機密情報や個人情報の管理がずさんな企業」と判断される可能性があります。
なぜなら、HDDやSSDのデータは、通常の方法で削除しただけでは専用ソフトで復元されるリスクがあるためです。
実際に、過去には日本年金機構や神奈川県庁で、不適切なデータ処理による情報漏洩事件が発生しています。
上記の事態を受け、総務省は2020年にセキュリティガイドラインを改定し、情報機器の適正な処分を求めています。
こうした背景もあって、データ消去を確実に行い、それを証明書で示すことの重要性が高まっているのです。
データ消去証明書を発行するメリットとは
データ消去証明書を発行するメリットは、おもに2点が挙げられます。
1. 情報漏洩リスクを防ぐための法的・企業的リスク管理
専門業者にデータ消去を依頼し「データ消去証明書」を取得することで、情報漏洩のリスクを最小化できます。
データ消去証明書を取得する過程では、専門的なデータ消去ソフトウェアの使用、複数人による作業工程の分担、または信頼できる外部専門業者への委託といった手順が踏まれます。
これらの措置により、情報漏洩のリスクを大幅に低減可能です。
また、取得した証明書は、企業が適切なデータ処理を実施したことの客観的な証拠となります。
なんらかの理由で情報が漏洩しても、法的責任が問われるリスクを軽減できるでしょう。
さらに、マイナンバーカードの普及などもあり、社内の従業員の個人情報を保護することの重要性も高まっています。
データ消去証明書の発行は、社内での情報漏洩リスクを防ぐうえでも有効です。
2. 企業の信頼性確保や顧客情報保護にもつながる
データ消去証明書を取得することで、顧客情報保護が徹底されるほか、コンプライアンスを遵守する姿勢を対外的に示せます。個人情報などのデータを適切に処理したことを客観的に証明できるため、顧客や取引先から信頼を得やすくなるでしょう。
一方で、証明書を提示できないと、情報管理の杜撰さを疑われ、企業評価の低下を招く恐れがあります。
さらに、データ消去証明書を取得できない方法で処分した結果、顧客情報を保護できず、取り返しのつかない信用の失墜につながりかねません。
データ消去証明書を提示できる体制を整えることは、企業の社会的責任を果たし、ステークホルダーからの信頼を維持・向上させるために不可欠な取り組みといえるでしょう。
データ消去証明書を取得することで、情報漏洩を防止し取引先からの信頼性を確保できる
データ消去証明書は、電子機器内のデータが適切な方法で消去されたことを証明する書類です。
データ消去証明書を発行するまでには厳格な手続きが踏まれるため、情報漏洩の防止や信頼性の確保に有効です。
逆に、データ消去証明書を発行しないと、データ消去を適切に行ったことを証明できず、法的責任を問われる可能性を高めてしまいます。
法人のパソコンを処分する際は、データ消去証明書を発行し、情報漏洩リスクを最小限に抑えましょう。
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