リース満了後のパソコン返却はどうする？返却手順とデータ消去などの注意点

リースパソコンの契約満了が近づくと、情シス担当者には返却対応という重要な業務が発生します。しかし、返却時にはデータ消去や付属品の確認、梱包方法など、見落としやすいポイントが多く、対応を誤ると情報漏えいや追加費用の発生につながるおそれがあります。

特に法人利用のパソコンには、顧客情報や業務データが保存されているケースも多く、返却前の対応は慎重に進めなければなりません。

この記事では、情シス担当者向けにリースパソコン返却時の基本ステップや返却時に注意すべきポイント、返却以外の選択肢（再リース・買取）を整理して解説します。

リースパソコン返却時の基本ステップ

リースパソコンの返却対応は、業務データの取り扱いや各種設定の解除、付属品の確認など、事前に対応すべき工程を正しい順序で進めることが重要です。

手順を誤ると、返却のやり直しや追加作業が発生し、情シス担当者の負担が大きくなるだけでなく、情報漏えいリスクや想定外の費用につながる可能性もあります。

ここでは、リースパソコンを返却する際に最低限押さえておきたい基本ステップを、実務に沿った流れで整理します。

業務データをバックアップする

返却作業で最初に行うべきなのが、業務データのバックアップです。リースパソコンは返却後に手元へ戻ることはなく、返却後のデータ復旧は原則できません。

社内サーバーやクラウドストレージ、外付けストレージなどを、社内ルールに沿った方法で、必要なデータがすべて退避されているかを確認しましょう。個人データや業務データが混在していないかのチェックも重要です。

データ消去を実施

バックアップが完了したら、次に行うのがデータ消去です。単なる初期化やファイル削除では、データが復元される可能性があります。

リースパソコンの返却時には、専用ソフトを用いた論理消去かHDD・SSDに応じた適切な消去方式を選択する必要があります。

「消去したつもり」が、情報漏えいリスクにつながるケースも少なくありません。確実なデータ消去が行われたかを説明できる状態にしておくことが、情シス担当者には求められます。

パスワードの設定解除

返却前には、各種パスワードや制限の解除も忘れてはいけません。

• OSのログインパスワード
• BIOS／UEFIパスワード
• MDMなどの管理ツール設定
• Apple製品のアクティベーションロック

これらが解除されていないと、返却が受け付けられなかったり、追加対応が必要になったりすることがあります。設定解除の漏れは、返却遅延や余計な作業負担につながるため注意が必要です。

本体や付属品の確認

返却時には、本体だけでなく付属品の確認も行いましょう。

• ACアダプタ
• 電源ケーブル
• ドッキングステーション
• 導入時に付属していた周辺機器

導入時の構成と返却時の構成が一致していない場合、不足品として追加費用が発生する可能性があります。管理ラベルや資産番号の扱いについても、事前に社内ルールを確認しておくと安心です。

丁寧に梱包して返却する

返却時の梱包も重要な工程です。輸送中の破損であっても、返却時の状態として扱われる可能性があります。

• 緩衝材を使用する
• 精密機器として適切に梱包する
• 指定された配送業者・返送先を確認する

梱包は形式的な作業ではなく、追加費用やトラブルを防ぐためのリスク対策と捉えましょう。

リースパソコン返却時の注意点

リースパソコンの返却対応では、基本的な手順を踏んでいても、契約内容や機器の状態によってトラブルが発生することがあります。特に、データ消去の方法や機器の取り扱いを誤ると、情報漏えいリスクや追加費用の請求につながる可能性があり、情シス担当者にとっては見過ごせないポイントです。

ここでは、リースパソコンを返却する際に事前に把握しておくべき注意点を整理し、返却トラブルや想定外のコストを防ぐためのポイントを解説します。

HDDやSSDの物理破壊は原則できない

リースパソコンは、利用企業が所有している資産ではありません。そのため、HDDやSSDの物理破壊は契約違反となる可能性が高い点に注意が必要です。

「情報漏えい対策として破壊したい」という判断が、契約トラブルや高額な違約金につながるケースもあります。セキュリティ対策と契約条件の両立が重要です。

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状態によっては追加費用や違約金が発生する

返却時のパソコンの状態によっては、以下が原因で追加費用が請求されることがあります。

• 本体の破損・汚損
• 付属品の欠品
• シール剥がし跡や改造
• 返却期限の超過

通常使用の範囲でも指摘されるケースがあるため、事前のチェックが欠かせません。情シス担当者としては、「どこまでが許容範囲か」を把握しておくことが重要です。

データ消去サービスが付帯しているか確認する

リース契約の内容によっては、データ消去サービスが付帯している場合があります。ただし、確認すべきポイントは以下のとおりです。

• どの消去方式が採用されているか
• 消去作業は誰が行うのか
• 消去証明書が発行されるか

情報セキュリティや内部統制の観点では、データ消去の証跡を残せるかどうかが重要になります。

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返却以外に「再リース」「買取」も可能

リース満了後も、パソコンに問題がなければ再リースできるケースがあります。新たな調達を先送りできる点はメリットですが、保守期限切れやOSやソフトウェアのサポート終了といったリスクも考慮しなければなりません。

運用コストとリスクのバランスを見極めることが重要です。

また、返却ではなく、買取を選択する方法もあります。買取は以下のようなメリットがあります。

• 返却作業が不要になる
• データ消去から回収まで一括対応できる
• 社内資産として再利用・管理できる

特に、複数台をまとめて処理する場合、情シス担当者の作業負担を大きく軽減できる点がメリットです。

パソコンの安全なデータ消去は加賀マイクロソリューションにお任せください

リース満了品やレンタルアップ品のパソコン処理にお悩みの場合は、専門業者への依頼も有効です。加賀マイクロソリューションでは、法人向けに以下のようなサービスを提供しています。

• パソコン・スマホ・タブレットの回収
• 安全なデータ消去
• データ消去証明書の発行
• 法人向け買取対応

返却対応に伴う情シス担当者の作業負担や情報漏えいリスク、想定外のコストを同時に軽減できるのが特長です。

リースパソコンの返却や処分でお困りの際は、まずは見積もり・相談からご検討ください。