データ消去証明書は必要？発行するべき理由や方法、費用について解説

2025年5月13日2026年4月15日

法人パソコンを処分するうえで、データ消去証明書がなぜ必要なのか疑問に思う方もいるでしょう。
法人パソコンでは個人情報や機密情報を取り扱うため、情報漏洩のリスクを踏まえて適切な方法で処分することが大切です。

本記事では、データ消去証明書を発行するべき理由や重要性について解説します。
データ消去証明書の費用や取得方法について知りたい方もぜひ参考にしてください。

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データ消去証明書とは

データ消去証明書は電子機器内のデータが適切な方法で消去されたことを証明する書類です。

おもに下記の情報が掲載されており、データ消去のプロセスなどを確認できます。

本体機種
製造元
シリアル番号
データ消去日
データ消去方法
実施業者

データ消去証明書は、データ消去を担当した業者や第三者機関に依頼することで取得可能です。

発行にかかる費用は2000～5000円ほどで、対応業者によっては無料で発行していることもあります。

ただし、データ消去完了後の依頼だと対応してもらえない場合があるため、注意しましょう。

なぜ、法人パソコンの処分時にデータ消去証明書が必要なのか

データ消去証明書が必要な理由は、個人情報や機密情報の取り扱いに関する信頼性を示すためです。

法人パソコンの処分時にデータ消去証明書がないと「取引先の機密情報や個人情報の管理がずさんな企業」と判断される可能性があります。

なぜなら、HDDやSSDのデータは、通常の方法で削除しただけでは専用ソフトで復元されるリスクがあるためです。

データ消去証明書が求められるようになった背景

データ消去証明書が企業にとって欠かせないものとなった背景には、大規模な情報漏洩事故の発生があります。

2019年、神奈川県庁が使用していたサーバーのHDDが、データ消去が不十分なままネットオークションで転売されるという事件が発生しました。転売されたHDDには約18万件の個人情報が含まれており、社会的に大きな衙撃を与えました。

この事件の問題点は、データ消去の完了を確認・証明する仕組みがなかったことです。委託先業者から「データ消去証明書」が発行されていれば、消去工程の透明性が確保され、事件を未然に防げた可能性があります。この事件以降、多くの企業・自治体がデータ消去証明書の取得を必須とする運用へと切り替えました。

こうした背景もあって、データ消去を確実に行い、それを証明書で示すことの重要性が高まっているのです。

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データ消去証明書を発行するメリットとは

データ消去証明書を発行するメリットは、おもに2点が挙げられます。

1. 情報漏洩リスクを防ぐための法的・企業的リスク管理

専門業者にデータ消去を依頼し「データ消去証明書」を取得することで、情報漏洩のリスクを最小化できます。

データ消去証明書を取得する過程では、専門的なデータ消去ソフトウェアの使用、複数人による作業工程の分担、または信頼できる外部専門業者への委託といった手順が踏まれます。

これらの措置により、情報漏洩のリスクを大幅に低減可能です。

また、取得した証明書は、企業が適切なデータ処理を実施したことの客観的な証拠となります。

なんらかの理由で情報が漏洩しても、法的責任が問われるリスクを軽減できるでしょう。

さらに、マイナンバーカードの普及などもあり、社内の従業員の個人情報を保護することの重要性も高まっています。

データ消去証明書の発行は、社内での情報漏洩リスクを防ぐうえでも有効です。

2. 企業の信頼性確保や顧客情報保護にもつながる

データ消去証明書を取得することで、顧客情報保護が徹底されるほか、コンプライアンスを遵守する姿勢を対外的に示せます。個人情報などのデータを適切に処理したことを客観的に証明できるため、顧客や取引先から信頼を得やすくなるでしょう。

一方で、証明書を提示できないと、情報管理の杜撰さを疑われ、企業評価の低下を招く恐れがあります。

さらに、データ消去証明書を取得できない方法で処分した結果、顧客情報を保護できず、取り返しのつかない信用の失墜につながりかねません。

データ消去証明書を提示できる体制を整えることは、企業の社会的責任を果たし、ステークホルダーからの信頼を維持・向上させるために不可欠な取り組みといえるでしょう。

データ消去証明書を取得することで、情報漏洩を防止し取引先からの信頼性を確保できる

データ消去証明書は、電子機器内のデータが適切な方法で消去されたことを証明する書類です。

データ消去証明書を発行するまでには厳格な手続きが踏まれるため、情報漏洩の防止や信頼性の確保に有効です。

逆に、データ消去証明書を発行しないと、データ消去を適切に行ったことを証明できず、法的責任を問われる可能性を高めてしまいます。

法人のパソコンを処分する際は、データ消去証明書を発行し、情報漏洩リスクを最小限に抑えましょう。

データ消去の委託先を選ぶポイント

データ消去業者は多数存在しますが、信頼できる業者を選ぶためには以下のポイントを確認しましょう。

第三者認証の有無（ISO27001・Pマーク）

ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）、プライバシーマークなどの第三者認証を取得しているかを確認しましょう。これらの認証は、業者が一定のセキュリティ基準を満たしていることの客観的な証拠となります。

セキュリティ体制と作業環境

消去作業が行われる施設のセキュリティ体制も重要なポイントです。入退室管理、監視カメラの設置、作業者と管理者によるダブルチェック体制など、不正を防止する仕組みが整っているかを確認しましょう。

対応可能な消去方法と証明書の種類

自社のニーズに合った消去方法（上書き消去・磁気消去・物理破壊）に対応しているか、またどの種類の証明書を発行できるかを事前に確認しましょう。
複数の消去方法に対応できる業者であれば、機器の状態に応じた柔軟な対応が可能です。

加賀マイクロソリューションはデータ消去作業完了報告書の発行が可能です

当社では法人専門のパソコン買取・データ消去を行っております。

データ消去について

ソフトウェアによるデータ消去方法や磁気破壊消去、物理的な完全破壊までお客様の情報機器・データ消去のポリシーに沿ったデータ消去を行うことが可能で、作業完了後にデータ消去作業完了報告書を発行致します。

データ消去作業完了報告書の例

東証プライム上場の加賀電子グループ会社として10年を超える買取・データ消去の実績がございますので、IT機器の処分でお困りの際は、お気軽にご相談ください。

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データ消去証明書に関するよくある質問（FAQ）

データ消去証明書の取得は法律で義務付けられていますか？: データ消去証明書の取得自体は法律で義務付けられているわけではありません。ただし、個人情報保護法では個人データの安全管理措置が義務とされており、データ消去証明書の取得はその措置を証明する有効な手段となります。実務上、多くの企業がコンプライアンス対応として取得しています。
自社でデータ消去証明書を発行できますか？: データ消去証明書は法的な公的書類ではないため、自社で作成すること自体は可能です。しかし、対外的な証明力を持たせるためには、第三者業者による証明書の発行が推奨されます。
証明書はどのくらいの期間保管すべきですか？: 明確な法的義務はありませんが、最低5年間の保管が推奨されます。これは企業の文書保存に関する一般的な実務慣行や、万が一の情報漏洩発覚時に適正な手続きを踏んでいたことを証明するための期間を考慮した目安です。資産台帳と紐付けて管理すると効率的です。
リース返却時にもデータ消去証明書は必要ですか？: はい、リース返却時こそデータ消去証明書の取得を強くおすすめします。リース機器は返却後に他社へ再リースされる可能性があるため、データが残っていると情報漏洩につながるリスクがあります。リース契約時にデータ消去証明書の取得を規定として盛り込んでおくことが理想的です。